Pengolahan Nilai Siswa Menggunakan Program Ms. Excel

iSelain memberikan materi pelajaran, seorang guru juga dituntut untuk menganalisa proses yang telah dilakukan dan melaporkannya dalam bentuk nilai. Dalam kurikulum KTSP guru dituntut untuk melakukan proses evaluasi pembelajaran mulai dari memberikan tugas dan pekerjaan rumah (PR), mengadakan quis, ujian harian,  dan ujian semester. Semua proses tersebut diperlukan penilaian dan pemberian point terhadap masing-masing komponen yang diberikan. Pengolahan nilai yang begitu banyak juga diakhiri dengan penetapan nilai akhir serta mengurutkan nilai siswa berdasarkan nilai tertinggi sampai nilai terendah dan terkadang mengelompokkan siswa berdasarkan siswa tuntas dan siswa yang harus melakukan remedi.

Bagi sebagian guru, mengolah nilai dengan jumlah item dan jumlah siswa banyak tersebut masih banyak yang menggunakan cara manual dengan bantuan kalkulator sehingga waktu yang dibutuhkan sangat lama, dilakukan satu persatu (hal ini akan menjadi sangat masalah kalau jumlah siswa banyak) serta tidak adanya data yang tersimpan setelah proses itu dilakukan sehingga suatu saat nanti apabila diperlukan maka akan dilakukan lagi proses manual yang sama, untuk mengurutkan atau merangking terkadang terasa menyulitkan, akan tetapi dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Excel semuanya bisa menjadi mudah. Berikut ini langkah-langkah simple yang penulis susun dengan anggapan bahwa nilai siswa tersebut sudah disimpan dalam excel.

A. Menjumlahkan beberapa item nilai

1.      Buka file data siswa

2.      Buat kolom baru disamping kanan dengan nama jumlah, seperti gambar

3.      Ketiklah rumus berikut untuk mencari jumlah nilai dari nilai tugas (kolom D) sampai Nilai US (kolom J).=SUM(D4:J4)

Catatan :

SUM = perintah excel yang berguna untuk menjumlahkan

D4 = nilai Tugas siswa pertama

J4 = nilai US siswa pertama

Pembatas antara D4 dan J4 adalah : (titik dua)

Kalau rumus diatas dibaca secara human language adalah “Jumlahkan data yang ada pada sel D4 sampai J4”.

4.      Untuk mencari nilai siswa no urut 2 dan seterusnya kita tinggal melakukan drag dengan langkah berikut:

Arahkan pointer mouse ke sudut kanan bawah sel K4 (jumlah nilai) sampai pointer mouse berubah bentuk menjadi tanda tambah hitam.

6.      Klik tahan dan tarik sampai siswa yang terakhir.

B. Merata-Ratakan Nilai

Berikut langkah-langkahnya:

1.      Tambah satu kolom disamping kolom jumlah

2.      Ketik rumus berikut untuk mencari rata-rata =AVERAGE(D4:J4)

3.      Ulangi langkah 4 sampai 6 untuk siswa selanjutnya.

C. Mencari Nilai Tertinggi

Langkah untuk mencari nilai tertinggi hampir sama dengan rata-rata dengan rumus =MAX(D4:J4)

D. Mencari Nilai Terendah

Langkah untuk mencari nilai tertinggi hampir sama dengan rata-rata dengan rumus =MIN(D4:J4)

E. Mencari Nilai Rapor Dengan Ketentuan Tertentu

Biasanya untuk nilai rapor, beberapa madrasah menetapkan cara dan ketentuan yang berbeda. Misalnya nilai rapor didapat dari 70% Rata-rata nilai harian (tugas, PR, UH, MID) ditambah 30% nilai US, maka rumus yang digunakan untuk menyelesaikannya adalah sebagai berikut : =(AVERAGE(D4:I4)*70%)+(J4*30%)

Catatan:

• AVERAGE(D4:I4) adalah rumus untuk mencari rata-rata nilai tugas, PR, Latihan, UH1, UH 2 dan MID.
• *70% adalah pengali hasil rata dengan nilai 70/100
• J4*30% adalah nilai US dikali 30%
• Kalau seandainya nilai yang didapatkan berkoma (contoh : 66,75) sementara nilai yang kita inginkan adalah nilai bulat  maka klik tombol Decress decimal sampai didapat nilai bulat yang diinginkan (dalam kasus ini sebanyak dua kali klik)

F. Merengking Nilai siswa

1. Buka file excel nilai siswa

2. Letakkan kursor pada cell rangking seperti contoh gambar berikut

3. Ketik =RANK(

4. Klik Cell nilai siswa yang akan di ranking

5. Ketik pembatas statment-nya (bisa , atau ;  tergantung settingan komputer)

6.  Blok seluruh nilai siswa dari siswa pertama sampai siswa terakhir di kelas tersebut

7. Tekan tombol F4 yang ada pada keyboard, sehingga range yang telah kita blok tadi menjadi ABSOLUT dan ditandai dengan simbol $ pada cell-cellnya.

8. Ketik pembatas statment-nya, sebagaimana point 5.

9. Ketik angka 0 (nol) agar nilai siswa yang tinggi menjadi peringkat 1 (satu) dan seterusnya. (nilai 1 (satu) untuk kebalikannya).

10. Ketik kurung tutup dan tekan tombol enter.

11. Klik dan Tarik cell rangking siswa pertama sampai ke siswa terakhir dalam satu kelas tersebut.

G. Mengelompokkan Nilai Siswa

Salah satu kewajiban guru selain memberikan nilai pada setiap kegiatan pembelajaran adalah mengelompokkan siswa berdasarkan TUNTAS atau REMEDI. Kalau siswa yang dibina tidak terlalu banyak maka tidak akan terlalu sulit untuk mengelompokkan siswa tersebut. Akan tetapi hal ini akan terasa sulit kalau jumlah siswa banyak.

Berikut ini akan diberikan langkah-langkah untuk mengelompokkan siswa berdasarkan criteria diatas. Langkah-langkah ini juga berguna untuk nilai mentah atau nilai yang sudah diolah.

1.      Buka file data nilai siswa.

2.      Tambah satu kolom disamping nilai yang akan dikelompokkan (dalam kasus ini akan dikelompokkan siswa berdasarkan nilai rapor yang telah diolah)

3.      Ketiklah rumus berikut : =IF(L4>74,”Tuntas”,”Remedi”)

Catatan:

• IF adalah Fungsi dari Excel yang digunakan untuk pengelempokkan data
• L4 adalah Posisi sel Nilai Rapor siswa pertama
• > (lebih besar) adalah operator pembanding, bisa juga digunakan >= (lebih besar sama dengan) atau < (lebih kecil) atau <= (lebih kecil sama dengan).
• 74 adalah KKM mata pelajaran bersangkutan dikurangi 1 (dalam kasus ini KKM mata pelajaran adalah 75)
• , (koma) adalah pembatas antara kriteria yang diberikan dengan kelompok yang memenuhi kriteria tersebut (jika nilai lebih besar dari 74 maka Tuntas). Pada beberapa computer lain pembatas ini bisa jadi ; (titik koma) maka kita tinggal menyesuaikan saja.
• “Tuntas” adalah kelompok yang memenuhi kriteria, disini kata Tuntas harus diapit oleh tanda kutip 2 (caranya tekan dan tahan tombol shift yang ada di keyboard dan secara bersamaan tekan tombol tanda kutip yang berada disamping kanan tombol enter.

• “Remedi” adalah kelompok yang tidak memenuhi kriteria yang ditentukan.

4.      Ulangi langkah 4 – 6 pada point A (mencari jumlah) untuk siswa selanjutnya.

Demikianlah sedikit tutorial pengolahan nilai siswa, Mudah-mudahan langkah simple ini bisa membantu Bapak/Ibu guru dalam merangking siswa-siswinya perlokal. Mohon maaf kalau ada kekeliruan. Terima kasih